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總務處成員與職掌

職稱 姓名 聯絡電話 電子信箱
總務處主任 吳主任 07-3420103轉831 minhuawu@hchs.kh.edu.tw
庶務組長 顏組長 07-3420103轉832
出納組長 王組長 07-3420103轉837 kurby@hchs.kh.edu.tw
庶務組幹事 呂小姐 07-3420103轉833
文書組長 李組長 07-3420103轉836
職工 葉小姐 07-3420103轉830
職工 賴先生 07-3420103轉839 hc059@hchs.kh.edu.tw
組別名稱 工作職掌
庶務組
  • 財物購置。
  • 物品採購。
  • 招標比價訂約交貨驗收付款事宜。
  • 預算編擬事宜。
  • 各項工程計劃之擬訂。
  • 各項工程招標及驗收業務辦理。
  • 校舍安全之檢查及保險。
  • 工友工作分配及管理。
  • 工友技能訓練與督導考核。
  • 集會管理辦法擬訂。
  • 各項活動會場布置事項。
  • 場地管理、借用
  • 教職員工防空防震防護之演習訓練及設備管理。
  • 協助災害預防、搶救與善後事宜。
  • 協助校園安全維護。
  • 本校民防團、消防訓練。
  • 勞保業務。
  • 財產、消耗品、非消耗品管理、年終盤點,每月、每季及年終報表製作。
文書組
  • 公文查催
    • 推行公文登記查詢制度作業之規劃。
    • 有關公文登記查詢制度之改進建議。
    • 逾期公文查催及分析。
    • 每月公文總檢查報表調製。
    • 公文處理成績統計考核獎懲。
  • 特定管制
    • 上級機關或校長交辦或會議會報重要決議之管制追蹤。
    • 計畫性特定管制案之列管追蹤。
    • 有關研究發展表卡之管制。
  • 會議紀錄
    • 校務會議紀錄之整理。
    • 行政會議紀錄之整理。
  • 印信典守
    • 印信保管人員之指派。
    • 判行文件之用印。
    • 簽准用印之書件。
  • 文書處理
    • 公文拆封及編號。
    • 公報管理。
    • 親啟、密啟、校長函件原封編號、登記、轉呈。
    • 重要文件及急件之專送。
    • 交辦文件之登記。
    • 不予編號文件之登記分送。
    • 收發文登記。
    • 文稿點收交繕、打字、校對、送印、送發登記。
    • 密件編號登記及管理。
    • 發文裝封、錄號及檢查。
    • 郵寄文件類別之審定與過磅、貼郵及送郵清單之登記。
    • 繕校統計。
    • 收發文統計及社群網之電子公文交換報表之登錄、上傳。
    • 研考業務之綜合辦理。
    • 校史彙編。
    • 教育會業務之辦理。
    • 校長移交清冊彙辦。
  • 檔案管理
    • 檔案管理人員工作之指派。
    • 檔案管理成果報告之編製。
    • 檔案分類表之擬定與執行。
    • 擬銷燬檔案卷清冊之編製。
    • 校外借調檔案之處理。
    • 校內借調檔案之處理。
    • 現行檔案目錄之製作與傳送。
    • 回溯檔案目錄之製作與傳送。
  • 檢核管製
    • 逾期未結公文催辦及追蹤查核。
    • 逾期辦結公文調卷分析及處理。
    • 積壓公文責任之追究及簽辦議處。
    • 公文處理考核獎懲。各項定期報表之調製。
    • 計畫列管項目之選定。
    • 年終考評資料之呈報。
  • 其他事項
    • 不屬於各處室公文之處理。
    • 臨時交辦事項。
出納組
  • 依據收支傳票各項款項收入及支出事項。
  • 填發收款收據。
  • 各項出納簿表冊之編製登記事項。
  • 教職員工各項給與清冊之編製登記事項。
  • 教職員工各項扣繳及保險費表冊繕造。
  • 教職員退撫基金扣繳表冊繕造。
  • 學生學雜費辦理事項。
  • 學生午餐收費及退費事宜。
  • 其他有關出納事項。
  • 零用金之保管事項。
  • 保管現金、有價證券、公庫銀行票據、土地權狀及有關出納之各種單據。
  • 登記出納帳簿及填製各項出納憑證與報表。
  • 發放員工薪津及兼代課鐘點費。
  • 發放各項加班津貼、旅費、補習費、值勤費(誤餐費)等。。
  • 造具員工生活津貼及各項補助費請領清冊。
  • 發放各項學生獎學金及公費生公費。
  • 退休人員月退金、遺族撫卹金及三節(春節、端午、中秋)慰問金之發放。
  • 輔建貸款之扣繳。
  • 發放各項貸款。
  • 各項公款之收支。
  • 員工所得稅之扣繳及有關清單、憑單報繳書之編製。
  • 教職員保險費、工友勞保費之扣繳及保費清單之編製。
  • 福利互助費、喪亡互助金之扣繳及福利互助計算單之編製。
  • 收繳退休人員保險費。
  • 辦理員工其他代扣款。
  • 造具員工薪津印領清冊。
  • 造具教師鐘點費印領清冊。
  • 註冊收費。
  • 學雜費減免。
  • 功勳子女、公費生、僑生等就學優待減免學雜費之請領。